Uw factuur opstellen anno 2013

Alle lidstaten van de Europese Unie moesten tegen 01/01/2013 de nieuwe factuurrichtlijn omzetten in nationale wetgeving.  Doelstelling :  factureringsregels harmoniseren en vooral ook vereenvoudigen.

We zetten voor u de belangrijkste wijzigingen kort uiteen...

Verplichte vermeldingen op factuur vanaf 2013 ?

1.       De factuurdatum.

Dit om na te gaan of u wel tijdig gefactureerd heeft.

2.       Een volgnummer.

Het is van belang dat het om een doorlopende nummering gaat (1,2,3, ...).

3.       Uw identiteitsgegevens:

        a. Uw naam of de maatschappelijke benaming van uw onderneming;

        b. Rechtsvorm (indien een vennootschap);

        c. Adres of maatschappelijke zetel;

        d. Uw btw- identificatienummer (BTW BE 0123.456.789);

        e. Rechtspersonenregister, RPR (plaats) (indien een vennootschap);

         f.  Uw bankrekeningnummer.

4.       Identiteitsgegevens van de klant:

        a. Naam of de maatschappelijke benaming van de belastingplichtige;

        b. Rechtsvorm (indien een vennootschap);

        c. Adres of maatschappelijke zetel;

        d. Btw- identificatienummer (enkel wanneer klant btw-plichtig is);

Tip: Juiste benaming en adres van uw klant kan u nagaan op:

http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoekwoordenform.html

5.       Datum van de levering of van beëindiging van de werken of diensten.

Enkel de factuurdatum vermelden, is onvoldoende. Wanneer u een levering verricht op 10 maart 2013, moet u deze leveringsdatum ook uitdrukkelijk vermelden.

Tip: Er geldt een administratieve tolerantie, wanneer factuurdatum en leveringsdatum gelijk loopt, dan hoeft de leveringsdatum niet te worden vermeld.

6.       Omschrijving van de verkochte goederen of van de verrichte werken of diensten.

Hier dient er aandacht te worden besteed dat de omschrijving niet te vaag mag zijn (zoals o.a. ‘Levering op ...' of ‘Voor werken/diensten verricht te ...').

7.       De maatstaf van heffing.

Het bedrag waarop de btw verschuldigd is en het bedrag van de btw zelf dienen steeds afzonderlijk te worden vermeld. Dient u op één factuur verschillende btw-tarieven toe te passen, dan dient u voor elk btw-tarief apart het bedrag te vermelden waarop het werd berekend.

8.       De eenheidsprijs.

Prijs per meeteenheid (per stuk, per lopende meter, per uur, ...)

9.       De verleende korting.

10.   Het btw-tarief + de verschuldigde btw.

11.   Munteenheid.

Vanaf 2013 moet een factuur, opgemaakt worden in de munteenheid van de EU-lidstaat die de factureringsregels bepaald.

12.   Ingeval van vrijstelling, de wettelijke bepaling waarop de vrijstelling is gebaseerd.

De meest voorkomende:

  a. "Btw te voldoen door de medecontractant, KB nr. 1, art. 20" (werken in onroerende staat);

  b. "Vrij van BTW, intracommunautaire levering, art. 39bis W.BTW" (intracommunautaire leveringen);

  c. "Vrij van BTW, intracommunautaire dienst, art. 21, § 2 W.BTW"(intracommunautaire diensten);

13.   Ingeval van meerdere stukken voor 1 handeling, verwijzing naar vroeger uitgereikte stukken.

Eveneens een belangrijke wijziging vanaf 2013 is dat het opmaken van een voorschotfactuur op zich de btw niet meer opeisbaar maakt.  Enkel wanneer het voorschot effectief ontvangen wordt, is de btw op dat voorschot opeisbaar.

Wanneer factureren ?

Tot 31/12/2012 moest u voor de btw uw factuur opgemaakt hebben uiterlijk de 5de  werkdag van de maand na de maand waarin de goederen geleverd of de dienst voltooid was.

Bijvoorbeeld

Werken werden voltooid op 18 november 2012, dan had u tijd tot uiterlijk de vijfde werkdag van de maand december, zijnde 7 december om uw factuur op te maken.

Vanaf 2013 heeft u tijd tot uiterlijk de vijftiende kalenderdag van de maand die volgt na de maand waarin de goederen geleverd of de dienst voltooid werd.

Wat telt zijn dus voortaan wel degelijk kalenderdagen i.p.v. werkdagen.

Opmerking 

Het lijkt dus dat u voortaan meer tijd heeft om te factureren ...  De btw-aangifte moet nog altijd de 20ste betaald zijn !  Alle facturen die betrekking hebben op leveringen of verrichte diensten in bv. maart, zullen nog altijd opgenomen moeten worden in de btw-aangifte die uiterlijk op 20 april ingediend en betaald moet worden.  Wanneer u dus wacht tot 15 april 2013 om uw facturen m.b.t. maart 2013 op te maken, dan heeft uw boekhouder niet veel tijd meer om een correcte btw-aangifte in te dienen.  Bovendien is de kans groot dat u de btw van uw klant nog niet betaald gekregen heeft op het moment dat u die btw zelf moet doorstorten aan de staat.

Gouden regel : ‘hoe sneller factureren, hoe beter'.